Modalidades mais comuns de irregularidades e fraudes

O síndico ou a administradora desonestos podem:

• Pedir para o fornecedor de produto ou serviço fazer uma nota fiscal com valor superior ao real, e ficar com a diferença.
• Contratar serviços ou comprar produtos sem concorrência e sem aprovação de orçamento em assembleia.
• Tirar dinheiro secretamente do fundo de reserva, que é usado só em caso de emergência.
• Se não há conferência do saldo e da movimentação do fundo por parte dos condôminos, não se percebe esta irregularidade.
• Não especificar as contas a pagar, e desviar dinheiro do condomínio.
• Em casos mais graves, deixar de pagar contas e o condomínio fica inadimplente (água, luz, gás, outros fornecedores).
• Não registrar funcionários.

O que fazer para evitar

• Verificar atentamente os balancetes.
• Verificar a movimentação do fundo de reserva.
• Participar ativamente das assembleias, em especial da que trata da prestação de contas anual, chamada de assembleia ordinária.
• Ela tem realização obrigatória, e deve compreender a aprovação da previsão orçamentária, e as contas do ano anterior – ambas referentes às despesas ordinárias, ou seja, de manutenção. Novo Código Civil:

“Art. 1.350. Convocará o síndico, anualmente, reunião da assembleia dos condôminos, na forma prevista na convenção, a fim de aprovar o orçamento das despesas, as contribuições dos condôminos e a prestação de contas, e eventualmente eleger-lhe o substituto e alterar o regimento interno.

§ 1o Se o síndico não convocar a assembleia, um quarto dos condôminos poderá fazê-lo.

§ 2o Se a assembleia não se reunir, o juiz decidirá, a requerimento de qualquer condômino.”

• Mudanças posteriores na previsão de gastos devem ser aprovadas em assembleia Geral Extraordinária. O mesmo vale para as despesas extraordinárias, como obras de melhoria.
• Muitos condomínios, erroneamente, não aprovam a previsão orçamentária para o ano seguinte, mas apenas as contas do ano anterior. Isso equivale assinar um cheque em branco e reclamar posteriormente do valor gasto, quando já se tem poucos recursos para reverter a situação.
• Em caso de dúvidas, deve-se conferir documentos do condomínio: extratos bancários, notas fiscais, contas de água e luz, contribuição dos funcionários.
• Todo condômino tem direito ao acesso a esses documentos, que ficam em poder do síndico ou da administradora. Estes não são obrigados a realizar uma prestação de contas individual, mas não podem barrar o acesso do condômino aos papéis. Eles podem marcar data e horário para a conferência, mas não devem permitir que o condômino leve para casa os documentos, pois possuem a guarda legal dos mesmos.
• Sempre tomar cuidado na aprovação de orçamentos. Deve-se consultar sempre ao menos três empresas. Mas deve-se ter em mente que há casos em que os valores de concorrência são aprovados pelos moradores e, ainda assim, o fornecedor é obrigado a pagar uma porcentagem. Requerer ao menos três orçamentos apenas diminui a probabilidade de isso acontecer.

Sintomas de fraudes

• Ausência de balancetes, recusa do síndico em realizar prestação de contas
• Movimentação bancária sem justificativa
• Despesas sem nota fiscal
• Despesas não aprovadas em assembleia
• Casos mais graves: notificação de concessionárias de serviços públicos (água, luz, gás) de corte no fornecimento por falta de pagamento; notificação do INSS (Instituto Nacional de Seguridade Social) por falta de pagamento de contribuições trabalhistas.

Para combater fraudes

• Se o síndico supera orçamento previsto em assembleia sem ter autorização (em outra assembleia), deve – a rigor – repor a diferença “do seu próprio bolso”. Exceção: obras de emergência.
• Caso o síndico se recuse a prestar contas, explica a advogada, os condôminos podem se reunir e convocar assembleia extraordinária observando o quórum mínimo.
• A última alternativa seria ir à Vara Cível – de preferência, mais próxima do domicílio -, acompanhado de advogado, e entrar com uma ação exigindo prestação de contas.
• Pode-se contratar uma auditoria, em suspeita de fraude ou má administração.
• O síndico responde civil e criminalmente por todos os atos realizados em sua gestão até 5 anos depois do final da mesma.
• Qualquer condômino pode convocar uma assembleia, desde que tenha as assinaturas de pelo menos um quarto (25%) dos condôminos.
• O processo contra um síndico ou administradora que fraudou um condomínio pode demorar até três anos apenas em primeira instância. Nesse período, há o risco de o réu desfazer-se dos bens. Assim, caso ganhe a causa, o morador ainda corre o risco de ficar sem receber.